Versie 1 · 10 oktober 2026
Privacyverklaring
Je personeelsgegevens
Je werkgever gebruikt HR-Staffbook om je personeelsdossier te beheren. Je werkgever is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens. Voor vragen of verzoeken kun je contact opnemen met HR.
Het dossier kan je naam, contactgegevens, functie, afdeling, startdatum, geboortedatum, BSN, optionele profielfoto, gespreksverslagen, zelfevaluaties, reacties, opleidingen, certificaten, waarschuwingen en klachten bevatten. Vergadergegevens en meldingen worden ook in HR-Staffbook verwerkt.
Waarom en wie toegang heeft
De gegevens worden gebruikt voor personeelsadministratie, ontwikkeling, gesprekken, opleiding en interne communicatie. Je werkgever bepaalt en onderbouwt per verwerking de toepasselijke grondslag, zoals de arbeidsovereenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.
Je hebt toegang tot je eigen dossier en gedeelde documenten. Bevoegde HR-medewerkers kunnen dossiers beheren. Profielfoto’s en certificaten worden privé opgeslagen; ze staan niet openbaar op de website. Een profielfoto is optioneel en kan worden vervangen of verwijderd.
Als HR een AI-samenvatting aanvraagt, worden de geselecteerde gespreksgegevens en de medewerkersreactie verwerkt via de AI-dienst. HR blijft verantwoordelijk voor de beoordeling en opvolging; HR-Staffbook neemt hiermee geen automatische personeelsbesluiten.
Uitdiensttreding en zes maanden bewaren
Wanneer je uit dienst gaat, stelt HR je account inactief. Vanaf die datum wordt je toegang geblokkeerd en blijven je account, dossier en bestanden zes kalendermaanden bewaard.
Na deze zes maanden ontvangt HR een melding om de definitieve verwijdering te bevestigen. Verwijdering is dus niet automatisch: HR voert deze uit na bevestiging. Bij definitieve verwijdering worden je account, personeelsdossier, profielfoto en certificaten uit HR-Staffbook verwijderd.
Deze termijn betreft het dossier in HR-Staffbook. Voor gegevens die je werkgever wettelijk langer moet bewaren, bijvoorbeeld bepaalde salaris- of fiscale gegevens, kan een andere bewaartermijn gelden buiten HR-Staffbook. Vraag HR welke regels op jouw gegevens van toepassing zijn.
Jouw rechten
Je kunt HR vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of een kopie van je gegevens. Waar van toepassing kun je bezwaar maken of toestemming intrekken. Wettelijke verplichtingen kunnen betekenen dat niet ieder verzoek volledig kan worden uitgevoerd.
Neem bij zorgen eerst contact op met HR. Je kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde privacytoezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging en wijzigingen
HR-Staffbook gebruikt aanmelding, toegangsrechten en privéopslag om dossiers af te schermen. Bij belangrijke wijzigingen in deze verklaring informeren we medewerkers via een melding in de app.